Announcement Feeds
Ponieważ każdy zaawansowany system wymaga komunikacji
z użytkownikami – chociażby po to, aby powiadomić ich o czasowym wyłączeniu lub zmianach w konfiguracji – a robienie tego za pomocą jednorazowych bannerów lub e-maili nie działa.
Announcement Feeds pozwala na stworzenie spersonalizowanych kanałów informacyjnych kierowanych do różnych grup – np. użytkowników systemu albo pracowników działu wsparcia – przez które jesteś w stanie komunikować wszystko, co niezbędne do pracy.
Announcement Feeds pozwalają zmienić standardowe systemy Jira i Service Desk w intranet firmowy. Dzięki systemowi bannerów, powiadomień i newsów pracownicy i Klienci nie przegapią informacji o upgrade’ach systemu, awariach czy zmianach w ofercie Twojej firmy.
Kanały informacyjne (ang. Feed) możesz wyświetlać w 8 różnych lokalizacjach. Niektóre z tych lokalizacji (jak np. pełen ekran) są bardziej widoczne od innych (np. stopka) – co pozwala na różnicowanie wagi wyświetlanych na nich informacji. Dla systemu Jira są to:
- Baner
- Pełen ekran
- Okno dialogowe
- Flaga
- Stopka
- Panel projektu
- Menu górne
Korzyści
Twórz dedykowane kanały informacyjne
Aby zacząć komunikować się z użytkownikami, stwórz kanał informacyjny (nazywający się po angielsku Feed). Określ, kto ma być jego odbiorcą, skąd ma czerpać informacje (można je wprowadzać ręcznie lub robić to za pomocą zadań w Jira) i gdzie ma się wyświetlać (globalnie dla systemu Jira czy tylko w określonym projekcie).
Deleguj pracę i oszczędzaj czas administratora
Dzięki tworzeniu kanałów informacyjnych nie musisz tracić czasu na każdorazowe konfigurowanie informacji z osobna, co ma miejsce w innych apkach. Dodatkowo, zamiast zrzucać całą pracę na administratora Jira, możesz nadać prawa do tworzenia notyfikacji innym użytkownikom – np. zespołowi komunikacji, albo kierownikowi projektu.
Zarządzaj odpowiedziami i twórz raporty
Każda z notyfikacji może wymagać od użytkownika odpowiedzi – np. „akceptuję” lub „odrzucam” w przypadku zmiany regulaminu usługi. Wszystkie odpowiedzi, a także sam fakt odczytania wiadomości są odnotowywane w systemie i mogą być w prosty sposób wykorzystane do stworzenia raportu z akceptacji danych.
Przykłady użycia
Intranet firmowy
Dział HR w dużej firmie szuka skutecznej metody komunikowania się z pracownikami. Intranet firmowy nie jest odwiedzany tak często jak oczekiwali. Ponieważ większość pracowników używa do swojej codziennej pracy systemu Jira, dział HR decyduje się na udostępnianie informacji także tym kanałem. Razem z administratorem systemu instalują Announcement Feeds, konfigurują oddzielne kanały informacyjne dla poszczególnych działów, a tworzenie informacji delegują pracownikom odpowiedzialnym za komunikację.
Od teraz wszystkie ważne powiadomienia wyświetlają się bezpośrednio w Jira wraz ze skrótem wiadomości i linkiem do intranetu. Rośnie liczba wizyt w Intranecie, pracownicy są lepiej poinformowani, a dział HR ma dostęp do dokładnych statystyk – jak wiele osób zapoznało się z informacjami, kiedy to zrobiły i jaką odpowiedź kliknęły (jeżeli była ona wymagana).
Przerwy techniczne
Dział IT dużej korporacji zarządza systemem Jira dedykowanym do tworzenia oprogramowania. System jest duży i skomplikowany, więc wymaga regularnych przerw konserwacyjnych, upgrade’ów, migracji danych i innych istotnych prac. Jednocześnie użytkownicy systemu chcą być informowani o wszystkich przerwach, ponieważ wyłączenie Jiry czy Bitbucketa na 30 minut, nawet po godzinach pracy, może wpłynąć na ich buildy i wydania.
Żeby sprostać temu problemowi, dział IT definiuje różne kanały informacyjne – podzielone według uciążliwości prac – i wykorzystuje je, aby na bieżąco informować deweloperów o planowanych pracach i pozwalając im na dostosowanie swojego harmonogramu lub zawetowanie planów pod zalinkowanym zadaniem.
Obsługa klienta
Dział obsługi klienta korzysta w codziennej pracy z Jira Service Desk. Specyfika pracy wymaga tego, aby być na bieżąco ze zmianami w ofercie i regulaminie. Zmiany te są regularnie omawiane na spotkaniach zespołu i widnieją w firmowym Intranecie, ale najlepiej mieć je pod ręką. Zamiast drukować masę papieru, dział wsparcia decyduje się na instalację Announcement Feeds i stworzenie kanałów informacyjnych dedykowanych dla zespołu wsparcia.
Dzięki temu pracownicy mogą sprawdzić listę ostatnich zmian bezpośrednio w Jira. Jednocześnie Announcement Feeds pozwala im na wyświetlanie pilnych informacji (np. dotyczących trwających właśnie prac nad rozwiązaniem awarii) bezpośrednio w Portalu Klienta, dzięki czemu zmniejsza się liczba zgłoszeń do obsłużenia.