Współczesne organizacje nieustannie szukają sposobów na optymalizację procesów biznesowych i redukcję kosztów. Jednym z wyzwań, z którymi mierzą się firmy korzystające z narzędzi takich jak Jira Data Center, jest efektywne zarządzanie licencjami użytkowników. Z jednej strony, każda licencja wiąże się z kosztami, z drugiej – niezbędne jest zapewnienie płynnego dostępu dla pracowników faktycznie korzystających z systemu. Jak zautomatyzować ten proces i jednocześnie zapewnić elastyczność oraz łatwość zarządzania? W obliczu tych wyzwań nasz klient – jeden z czołowych dostawców rozwiązań dla gospodarstwa domowego i nie tylko – podjął decyzję o wdrożeniu zautomatyzowanego systemu zarządzania licencjami użytkowników w środowisku Jira Data Center. Przy wsparciu Almarise, rozwiązanie to okazało się strzałem w dziesiątkę.

Klient stanął przed problemem, jakim było zarządzanie licencjami w dynamicznie rozwijającej się organizacji, w której liczba użytkowników Jira stale rosła. Główne trudności to:

• Utrzymanie optymalnej liczby licencji przy ograniczonym budżecie.

• Unikanie manualnego dodawania i usuwania użytkowników, co generowało dodatkowe obciążenie dla zespołu IT.

• Zapewnienie aktywnym użytkownikom ciągłego dostępu do narzędzi, jednocześnie eliminując nieaktywne od dłuższego czasu konta z grup licencyjnych.

Rozwiązanie musiało być automatyczne, niezawodne i elastyczne, aby sprostać zarówno bieżącym, jak i przyszłym wyzwaniom organizacji.

Zespół Almarise opracował spersonalizowany system automatyzacji zarządzania licencjami, który działa w sposób niemal bezobsługowy. Proces wdrożenia podzielono na kilka kluczowych etapów:

1. Segmentacja użytkowników

Wszyscy użytkownicy zostali podzieleni na trzy grupy:

a) Standardowi użytkownicy.
b) Użytkownicy administracyjni.
c) użytkownicy funkcyjni.

Dzięki temu możliwe było precyzyjne zarządzanie dostępem i optymalizacja przydziału licencji.

2. Automatyczne czyszczenie grup licencyjnych

Wprowadzono mechanizm, który co miesiąc analizował aktywność użytkowników. Jeśli ktoś nie logował się do systemu przez ostatnie sześć miesięcy, był automatycznie usuwany z grupy licencyjnej. W ten sposób odzyskiwano niewykorzystane licencje.

3. Dynamiczne przydzielanie licencji
Przy każdym logowaniu system sprawdzał, czy użytkownik potrzebuje licencji. W razie potrzeby mechanizm automatycznie przypisywał go do odpowiedniej grupy licencyjnej, dbając jednocześnie o to, by nie przekroczyć dostępnej puli.

4.Monitoring i alerty
Codzienny monitoring liczby dostępnych licencji zapewniał bieżącą kontrolę nad zasobami. Jeśli liczba wolnych licencji spadała poniżej ustalonego poziomu, zespół odpowiedzialny za system natychmiast otrzymywał powiadomienie.

Wdrożenie automatyzacji przyniosło wymierne korzyści:

• Obniżenie kosztów
  Optymalizacja wykorzystania licencji pozwoliła na ograniczenie wydatków na dodatkowe licencje.

• Zwiększenie efektywności zespołu IT
  Automatyzacja procesów odciążyła specjalistów, którzy mogli skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

• Elastyczność systemu
  Mechanizm dostosowuje się do zmieniających się potrzeb organizacji, co eliminuje konieczność ciągłego nadzoru.

• Większa dostępność zasobów
  Dzięki dynamicznemu przydzielaniu licencji aktywni użytkownicy zawsze mieli dostęp do narzędzi, a nieaktywne konta nie blokowały zasobów.

Projekt automatyzacji zarządzania licencjami w Jira Data Center to dowód na to, że dobrze zaprojektowany system może przynieść znaczące oszczędności i usprawnić działanie organizacji. Wdrożone rozwiązania umożliwiły klientowi nie tylko zredukowanie kosztów, ale także lepsze wykorzystanie zasobów IT, co wpłynęło na efektywność pracy zespołów.

Współpraca z Almarise pokazuje, jak zaawansowane technologie mogą wspierać rozwój i operacyjną doskonałość w wymagającym środowisku IT. Zastanawiasz się, jak podobne rozwiązanie mogłoby pomóc Twojej firmie? Skontaktuj się z nami – pomożemy zoptymalizować Twoje procesy!