“Komunikacja, głupcze” – Czyli jak poprawić komunikację z Announcement Feeds
Tak jak w kampanii prezydenckiej Billa Clintona w 1992 roku przypominano, że „It’s the economy, stupid” – gospodarka jest kluczem do sukcesu, tak w świecie zarządzania projektami kluczową rolę odgrywa komunikacja. Jira od Atlassian to potężne narzędzie do zarządzania zadaniami, ale gdy chodzi o sprawne przekazywanie istotnych informacji, komunikacja często wymaga dodatkowych narzędzi. Dlatego Almarise stworzyło plugin Announcement Feeds, który ułatwia komunikację poprzez publikowanie kluczowych ogłoszeń, bez zakłócania pracy zespołów. Funkcja potwierdzenia odbioru pozwala monitorować, kto zapoznał się z komunikatem, zapewniając pełną kontrolę nad przepływem informacji i poprawiając komunikację wewnętrzną.
Funkcjonalności Announcement Feeds: Udoskonalona komunikacja
Zarządzanie komunikacją wewnętrzną
Announcement Feeds umożliwia tworzenie dedykowanych kanałów komunikacyjnych bezpośrednio w Jira, co pozwala zespołom na przekazywanie kluczowych informacji wewnątrz organizacji. Użytkownicy mogą w prosty sposób publikować ogłoszenia, które automatycznie pojawiają się w wybranych projektach, widokach, a nawet na poziomie organizacyjnym. Daje to większą kontrolę nad tym, kto i gdzie widzi ogłoszenia, co eliminuje ryzyko przeoczenia ważnych informacji. Plugin umożliwia wyświetlanie ogłoszeń w 8 różnych lokalizacjach, takich jak baner, pełen ekran czy stopka, co pozwala na różnicowanie wagi wyświetlanych informacji.
Personalizacja i precyzja przekazu
Dzięki bogatym opcjom personalizacji, Announcement Feeds pozwala na dostosowanie wyglądu i treści ogłoszeń do konkretnych potrzeb zespołu. Możliwość definiowania grup odbiorców (według projektu, zespołu czy roli w organizacji) sprawia, że komunikaty są precyzyjne i docierają tam, gdzie są najbardziej potrzebne. Dodatkowo, plugin wspiera różne formaty treści (tekst, obrazki, linki), co pozwala na atrakcyjne i zrozumiałe komunikowanie. Możesz również delegować tworzenie komunikatów do innych osób, takich jak kierownicy projektów lub zespoły HR, co odciąża administratorów Jira.
Automatyzacja publikacji
Plugin wspiera opcje automatyzacji publikacji ogłoszeń, dzięki czemu komunikacja staje się bardziej efektywna. Można ustawić, kiedy ogłoszenie ma się pojawić i kiedy ma zniknąć, co sprawia, że komunikaty mogą być idealnie zsynchronizowane z planowanymi wydarzeniami w organizacji, takimi jak sprinty, wydania wersji czy zmiany systemowe. To eliminuje potrzebę ręcznego zarządzania ogłoszeniami, co oszczędza czas.
Śledzenie i raportowanie
Jednym z kluczowych elementów pluginu jest możliwość śledzenia, kto przeczytał ogłoszenie, co pozwala na monitorowanie zasięgu przekazu. Funkcja ta umożliwia też generowanie raportów, które mogą być przydatne w kontekście audytów lub weryfikacji skuteczności komunikacji. Możliwość rejestrowania odpowiedzi użytkowników, np. przy akceptacji nowych regulaminów, co umożliwia tworzenie szczegółowych raportów z potwierdzeniami odczytania i akceptacji.
Announcement Feeds w Jira: Komunikacja
w praktyce
Wdrożenie Announcement Feeds od Almarise znacząco poprawia komunikację w Jira, umożliwiając efektywne zarządzanie kluczowymi powiadomieniami. Oto przykłady zastosowania, gdzie komunikacja odgrywa kluczową rolę:
Powiadomienia o planowanych pracach konserwacyjnych
Kiedy zespół IT planuje prace konserwacyjne, niezwykle ważne jest, aby użytkownicy wiedzieli o nadchodzących przestojach systemu z wyprzedzeniem. Niestety, tradycyjne e-maile informacyjne często są przeoczane, co prowadzi do frustracji w momencie nagłego braku dostępu do systemu. Z pomocą przychodzi Announcement Feeds, który pozwala na wyświetlanie informacji o pracach konserwacyjnych bezpośrednio na ekranie logowania użytkowników JIRA.
Aktualizacje polityki prywatności lub warunków użytkowania
W momencie wprowadzenia nowych regulacji, takich jak aktualizacje polityki prywatności lub zmiany w warunkach użytkowania, firmy muszą mieć pewność, że wszyscy użytkownicy zapoznali się z tymi zmianami i je zaakceptowali. Wysyłanie ogólnych komunikatów e-mailowych nie zawsze gwarantuje dotarcie do wszystkich. Announcement Feeds umożliwia wyświetlenie pełnoekranowych ogłoszeń wymagających potwierdzenia od użytkowników przed dalszym korzystaniem z systemu. Dzięki funkcji wymuszania odpowiedzi, użytkownicy muszą zaakceptować zmiany, co eliminuje ryzyko braku zgodności.
Announcement Example: Dialogue Box
Announcement Example: Banner
Powiadomienia o aktualnościach firmowych
W firmach korzystających z platform takich jak Confluence, kluczowym wyzwaniem jest upewnienie się, że pracownicy regularnie zapoznają się z nowymi treściami. E-maile informujące o nowych artykułach często giną w natłoku innych wiadomości. Dzięki Announcement Feeds firma może wyświetlać powiadomienia o najnowszych treściach z Confluence bezpośrednio w JIRA, co znacząco zwiększa widoczność ważnych informacji i poprawia przepływ wiedzy w firmie.
Announcement Example: Flag
Powiadomienia o nadchodzących szkoleniach lub warsztatach
Jednym z kluczowych elementów pluginu jest możliwość śledzenia, kto przeczytał ogłoszenie, co pozwala na monitorowanie zasięgu przekazu. Funkcja ta umożliwia też generowanie raportów, które mogą być przydatne w kontekście audytów lub weryfikacji skuteczności komunikacji. Możliwość rejestrowania odpowiedzi użytkowników, np. przy akceptacji nowych regulaminów, co umożliwia tworzenie szczegółowych raportów z potwierdzeniami odczytania i akceptacji.
Dlaczego warto zainwestować w Announcement Feeds?
Announcement Feeds to narzędzie, które może znacząco poprawić przepływ informacji w firmie, zarówno w codziennych działaniach, jak i w sytuacjach wymagających specjalnego komunikatu. Zapewniając transparentność, precyzję i automatyzację komunikatów, plugin ten nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale również redukuje ryzyko nieporozumień i przeoczeń. Dzięki możliwościom takim jak personalizacja, różne lokalizacje wyświetlania ogłoszeń oraz delegowanie tworzenia komunikatów, jest to idealne rozwiązanie dla firm, które cenią sobie efektywność i klarowną komunikację w Jirze. Jeśli Twoja firma korzysta z Jira Atlassian, Announcement Feeds od Almarise jest odpowiedzią na te potrzeby. Odwiedź Atlassian Marketplace już dziś i pobierz Announcement Feeds, aby usprawnić komunikację w swoim zespole i zwiększyć efektywność pracy w Jira.
Udostępnij artykuł
Napisane przez : Marta Rodziewicz
Content Marketing Specialist