Kiedy pracujesz z zespołem, śledzenie każdego projektu może być trudne. Jest tak wiele ruchomych elementów, że jeśli jeden z nich wypadnie ze swojego miejsca, pogrąży cały projekt w chaosie. Kontrolowanie spraw ma kluczowe znaczenie dla sukcesu, ale istnieje wiele technik zarządzania Twoimi projektami, które znacznie ułatwią Ci dzień. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz pracę w zarządzaniu projektami, czy chcesz usprawnić swój proces, przeczytaj pięć wskazówek, które mogą Ci w tym pomóc. Te strategie pozwolą Ci uporządkować zadania i wrócić na właściwe tory, tak aby wszystko przebiegało sprawnie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!

Trzymaj wszystko w jednym miejscu

Aby uporządkować zarządzanie projektami, musisz przechowywać wszystkie swoje dane w jednym miejscu. W ten sposób Ty i pozostali członkowie zespołu będziecie mieć dostęp do wszystkiego, czego potrzebujecie. Cała komunikacja, zadania, dokumenty i wszystkie inne dane dotyczące zarządzania projektem, takie jak finanse, powinny być przechowywane w jednej centralnej lokalizacji. Załóżmy, że pracujesz z zespołem nad stroną internetową firmy. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami w chmurze pozwoli Ci zachować wszystko w jednym miejscu. W ten sposób masz pewność, że wszyscy pracują z najnowszą wersją dokumentu i nikt nie używa przestarzałych danych.

Użyj platformy współpracy

Kiedy organizujesz zarządzanie projektami, będziesz chciał użyć platformy współpracy, aby utrzymać swój zespół w tej samej lokalizacji. Umożliwi to łatwe udostępnianie informacji, takich jak dokumenty i kalendarze,  a także współpracę z samym zespołem. W ten sposób każdy będzie mógł zobaczyć, co dzieje się w Twoich projektach i będziesz miał dostęp do takich informacji jak terminy i kamienie milowe. Możesz nawet skonfigurować automatyczne alerty w swoim kalendarzu, aby nie zapomnieć niczego ważnego. Załóżmy, że pracujesz z zespołem nad opracowaniem oprogramowania. Możesz użyć swojej platformy współpracy, aby udostępnić informacje o projekcie, w tym roadmapę i wymagania dotyczące produktu. Członkowie Twojego zespołu mogą następnie przeglądać te dokumenty i zostawiać notatki, aby wszyscy wiedzieli co się dzieje. Jakie narzędzia polecamy? Oczywiście Jira i Confluence lub Asana dla projektów o prostszej strukturze.

Śledź kamienie milowe

Jednym ze sposobów organizacji zarządzania projektami jest śledzenie dużych celów, zwanych kamieniami milowymi. Są to najbardziej krytyczne zadania, które muszą się wydarzyć w projekcie. Będą to rzeczy, które mogą stworzyć lub zepsuć Twój projekt, więc chcesz mieć pewność, że wykonasz je dobrze. Załóżmy, że pracujesz nad stroną internetową dla klienta. Upewnij się, że projekt i funkcjonalność są odpowiednie, abyś mógł sprzedawać swój produkt. Będziesz chciał mieć pewność, że wzornictwo i funkcjonalność są Twoimi kamieniami milowymi. Śledzenie większych celów pomoże ci zachować koncentrację i uniknąć rozpraszania się mniej ważnymi zadaniami, które mogą pojawić się w trakcie projektu. Pomoże Ci to również ustalić priorytety pracy, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że mądrze spędzasz czas.

Wiedz, kiedy coś jest poza zasięgiem

Innym sposobem na zorganizowanie zarządzania projektami jest wiedza, kiedy coś jest poza zakresem. Pomoże Ci to pozostać na dobrej drodze i upewnić się, że pracujesz nad właściwymi zadaniami we właściwym czasie. Załóżmy, że w Twoim projekcie pojawia się nowe wyzwanie. Aby dowiedzieć się, czy jest w zakresie, czy poza zakresem, zadaj sobie następujące pytania: Dlaczego musimy to zrobić? Co się stanie, jeśli tego nie zrobimy? Co powinno się stać, jeśli to zrobimy? Odpowiedzi na te pytania pomogą określić, czy zadanie jest w zakresie, czy poza zakresem. Jeśli zadanie jest ważne, ale projekt nie potrzebuje go od razu, to jest poza zakresem. Jeśli zadanie jest ważne, ale musi zostać wykonane w projekcie, to jest w zakresie.

Oszacuj czas trwania zadań

Innym sposobem na zorganizowanie zarządzania projektem jest oszacowanie czasu trwania poszczególnych zadań. Pomoże Ci to dotrzymać harmonogramu, dzięki czemu będziesz wiedzieć, czy Twój projekt działa zgodnie z harmonogramem, czy masz jakieś problemy. Korzystając z doświadczenia swojego zespołu i danych z poprzednich projektów, oszacuj, ile czasu zajmie każde zadanie w Twoim projekcie. Pomoże Ci to dotrzymać harmonogramu, dzięki czemu będziesz wiedzieć, kiedy projekt zostanie ukończony. Poinformuje również Twojego klienta, kiedy projekt ma zostać ukończony, aby mógł zaplanować wokół niego własne harmonogramy.

Podsumowanie

Organizacja zarządzania projektem może być trudna, ale ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Istnieje wiele technik organizowania zarządzania projektami, w tym przechowywanie wszystkich danych w jednym miejscu i korzystanie z platformy współpracy. Powinieneś także śledzić kamienie milowe, wiedzieć, kiedy coś jest poza zakresem i oszacować czas trwania zadań. Dzięki tym strategiom możesz mieć pewność, że pracujesz nad właściwymi zadaniami we właściwym czasie.